Ter um bom controle financeiro e fazer uma gestão eficiente de finanças e patrimônios certamente é algo essencial para a manutenção e crescimento de qualquer empresa. Muitos empreendedores e empresários acabam negligenciando essa área fundamental da empresa por acharem que é algo muito complexo e mesmo desagradável.

Embora mesmo que em casos onde a empresa terceiriza seu financeiro, o dono deve entender os princípios básicos para poder avaliar o desempenho e planejar todas as demais ações da instituição.

Afinal, uma empresa sem lucro é uma ONG.

Mas, não se preocupe! Neste artigo, vamos te passar algumas noções básicas sobre controle financeiro e como implementá-lo na sua empresa. Mas primeiro, vamos entender o que é controle financeiro.

O que é controle financeiro?

Antes de mais nada, é o ato de controlar as finanças e patrimônios da empresa. Muitos acreditam que, para executar esse controle, basta registrar todas as entradas e saídas. De fato, isso é muito importante. Às vezes, muitos empresários nem sabem o quanto gastam e o quanto ganham a cada mês e essa falta de dados os impede de tomar boas decisões.

Mas, todo o propósito de registrar as entradas e saídas é analisar o cenário atual da empresa, planejar melhorias e tomar ações para que essas melhorias aconteçam.

Ou seja, todo controle financeiro parte de um planejamento financeiro. Não adianta só saber quanto gastamos com fornecedores, por exemplo, se de fato não soubermos quanto podemos gastar e de onde virá esse dinheiro.

A princípio o controle financeiro começa no planejamento e na definição de metas de lucro e nas reduções de gastos. Com os planos de curto, médio e longo prazo traçados, são definidas ações específicas de investimentos, cortes de gastos e negociação de prazos. Desse modo, acompanhamos de perto os dados financeiros para nos certificar que está tudo dentro do que foi planejado e, caso não esteja, podemos pensar em novas ações para corrigir o rumo do planejamento.

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1 – O primeiro passo é recolher todos os dados financeiros da sua empresa

O fluxo de caixa é o registro de entradas e saídas e por isso é uma ferramenta importante de controle financeiro. Ele não só pode ser feito através de planilhas, como também pode por aplicativos ou softwares e deve registrar toda a movimentação financeira da empresa com suas datas e montantes.

Mas, além do fluxo de caixa, é preciso analisar dados patrimoniais, saldos bancários, empréstimos e investimentos, impostos e tudo que tiver a ver com finanças. 

Nesse momento, é muito importante separar as finanças pessoais das empresariais. O mais importante é que sua empresa tenha uma conta bancária própria e que todas as compras, pagamentos e gastos sejam feitos em seu CNPJ.

Quanto maior for a sua organização financeira diária, mais fácil será fazer o controle financeiro da sua empresa. Não deixe de pedir notas fiscais e recibos e tenha certeza que todas as transações estão sendo registradas. Separe uma pasta no seu computador ou na nuvem com todas essas informações organizadas, para que você possa retornar a elas quando for preciso.

Com todos esses dados em mãos, agora você pode analisar como está a situação atual da sua empresa. Assim, você irá descobrir oportunidades e falhas que não previu, mas principalmente, o importante é que agora você tem dados para basear suas decisões.

2 – Trace um planejamento de longo prazo 

A partir do momento que já sabemos onde estamos, é possível então conseguir planejar melhor para chegar onde queremos. Por isso, a importância do planejamento a longo prazo.

Contudo, a definição a longo prazo vai depender muito do tamanho e da idade da empresa. Para uma empresa nova e pequena, que ainda está com as finanças instáveis, 6 meses pode ser um longo prazo. Para empresas maiores, com processos de produção mais complexos, alguns planejamentos chegam a 10 anos.

Levando em conta sucesso no seu controle financeiro, é preciso que você defina essas metas de longo prazo e então vá dividindo-as em metas de médio e curto prazo. Por exemplo, se em 6 meses queremos ter um patrimônio X, é natural pensar que em 3 meses teremos que ter um patrimônio de X/2. Assim, você criou uma meta de médio prazo. 

E agora, ao planejarmos o que precisamos fazer esse mês, para que em 3 meses tenhamos esse patrimônio X/2, você começa a criar as metas de curto prazo.

No entanto essas metas não devem incluir apenas projeções de lucro. Dê atenção especial para a otimização de processos que podem a princípio gerar redução de gastos. E antes de tudo, tente incluir investimentos e negociações com fornecedores em busca de melhores condições e prazos.

Por isso, se você ainda não tem um fundo de reserva, inclua no seu planejamento ações que vão auxiliar a criação para ter um no futuro. Por isso, o fundo de reserva é uma poupança que pode ser utilizada para pagar gastos, imprevistos ou aproveitar oportunidades de investimento.

Além disso, não se esqueça de planejar o capital de giro, que é o dinheiro para pagar as contas mensais e que deve estar sempre disponível para que a empresa funcione normalmente. 

3 – Execute seu planejamento e continua acompanhando seu controle financeiro

Agora é hora de executar o planejamento. Acompanhe de perto a execução das ações definidas e estabeleça prazos para uma reavaliação. Quanto mais curto esse prazo, melhor, pois assim você verá possíveis problemas a tempo de corrigi-los.

Outras dicas para ter um bom controle financeiro

• Conheça todo o sistema de custos da sua empresa;
• Produtividade, como aumentar seu lucro: isso inclui melhor o aproveitamento de pessoas e equipamentos através de processos mais eficientes;
• Investir em marketing para elevar a percepção de valor sobre sua empresa e aumentar preços;
• Buscar investimentos ou empréstimos para não perder oportunidades de expansão;
• Investir em seu conhecimento: contrate ajuda profissional ou faça cursos grátis como os do SEBRAE;
• Defina o seu pró-labore e dos sócios;
• Cobre os inadimplentes;
• Prepare-se para as crises e imprevistos.

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Agora que você já sabe da importância e do passo a passo para um bom controle financeiro empresarial, é hora de colocar a mão na massa! Não adie essa prática fundamental para a saúde do seu negócio. Se ainda surgir alguma dúvida não deixe de mandar nos comentários.

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Escrito por: Laura Veridiana